気づいたらタスクがどんどん積み重なり、どれから手をつければわからない状態に……。
「どうしたらタスク管理が上手くなるの？」
「優先順位はどうやってつければ、効率よく作業できるの？」
今回は新入社員からベテランまで役立つ、タスク管理の秘訣を詳しく解説します！
ついやりがちな「緊急のものから対応する」「自分にできそうなものは引き受ける」といったタスク管理から、卒業しませんか？
目次
「目的から逆算」するとやるべきタスクがわかる！
タスクの優先順位を決めるにあたって、まず今あるタスクをすべてノートやToDoリストに書き出してみましょう。
仕事だけでなく、プライベートのタスクまでいったん全部書き出すのがオススメです。記憶だけで管理していると脳に負担がかかり、パンク状態になってしまいます。
すべてのタスクを書き出したら、仕事に関わるタスクを抜き出しましょう。優先順位を決めるためにさまざまな方法論がありますが、もっともイチオシなのが「目的から逆算して優先順位を決める」こと。
たとえば会社の事務作業を担当しているとしたら、事務作業を通した自分の仕事全体の目的を考えてみます。これは会社に言われた内容ではなく、自分で考えて決めてしまって構いません。
例）
「営業や経理部の人たちがスムーズに動けるよう、電話応対や資料作成を効率的に実行すること」
「お客様の抱えている困りごとやニーズをすばやく汲み取り、対応部署にわかりやすく連携する」
そこで、目的を達成するために重要なタスクから、優先的に取りかかっていくのです。目的から逆算して優先順位をつけることで、やるべきことの取捨選択をしやすくなります。
そんなこと言っても、書き出したタスクが多すぎて……
うまく優先順位をつけられません！
そんな方に、仕事がデキる人がやっているタスク術をご紹介します！
「優先順位を決められない！」
デキる人がやっている2つのタスク術
タスク管理が失敗に終わる理由として代表的なものが「全部のタスクをこなそうとすること」。つまり、そもそも抱えているタスク量が多すぎるために、重要なタスクが後回しになってしまい、常にあっぷあっぷの状態になり効率が落ちてしまうのです。
それを回避するために、仕事がデキる人がやっているタスク管理術が2つあります。
１．やらないことを決める
劣後順位を先に洗い出すことでタスクの量そのものを減らし、優先順位をつけやすくします。緊急性が高く重要なものであっても、自分がやるよりも他の人を頼ったほうがいいと思える場合は、人にお願いすることも大切です。
〜やらないこと（劣後順位）の例〜
- 時間外の仕事関係メール・チャットへの返信
- コピー機関連の雑務（苦手意識があり、結果効率が悪いため）
- 資料作成中のメール・チャットなどのチェック（集中力が切れると作業効率が落ちるため）
……など
２．タスク処理にかかる時間も書き出す
時間の見積もりが甘いために、1日でできる許容範囲をオーバーしたタスク量を詰め込んでしまい、残業しても終わらない…ということを避けることができます。
〜かかる時間のリストアップ例〜
- 企画書作成@1時間
- メールチェック@5分
- メール返信＠1通あたり10分
……など
「このタスクは自分にとっては実際、これくらい時間がかかる」という目安を持っておくと、タスク管理でパニックにならずにすみますよ。
また、対応にかかる平均時間よりもゆとりをもって時間を見積もると、余った時間で緊急のタスクにも対応しやすくなります。「自分のスピードでは、どう頑張っても明日の午後までにこの仕事は仕上がらない」といった判断もやりやすく、まわりに早めに助けを求めて危機を回避することも可能になるのです。
デキる社会人はやっている！気持ちいい頼み方、断り方
タスク管理には、自分でやらないこと・できないことを見定めて、対応不可能なタスクを断ったり、人に頼ることが重要になります。つまり、適度に「NO」と言うことも大切なのです。
どんなスーパーエリートでも、多種多様な大量のタスクを即時に1人で対応するなんてことはできません。
上司や同僚から頼まれたことを断るなんて、絶対できない。人に嫌な思いをさせたくない！！
心のやさしい方は、人の笑顔のためにタスクを抱えこんでしまうことも少なくありません。
しかし会社には上司や同僚のご機嫌とりではなく、仕事のために来ているのです。自分1人で抱え込むことは回りまわって、その仕事仲間やお客様の迷惑になってしまうこともあります。
生産性や成果のためなら、必要ない業務は断ることも大切です。そのタスクを断った結果出せた自分の仕事の成果で、まわりを笑顔にすることを想像してみませんか？
仕事の「感じのいい」断り方3大鉄則
とは言っても、断ることに慣れていないと、ぶっきらぼうに「ムリです！」と言ってしまい険悪に……ということになってしまいがちです。
そこで、感じのいい仕事の断り方3大鉄則を最後にご紹介します！このフォーマットを使えば、相手に嫌な思いをさせることなく、スマートにタスク量の調整が可能です。
鉄則その1：「相手の依頼に感謝する」
例）ご依頼ありがとうございます！明日の部長会議へ書紀係として出席の件ですね。
鉄則その2：「自分の事情を説明する」
例）その時間帯は明日夕方に先方に提出予定の資料作成と最終確認にあてる予定で、申し訳ないのですが対応が難しいです。
鉄則その3：「代わりの案を提案する」
例）今回は難しいですが、次の会議には出席できるよう、スケジュールを確認することはできます。最近会議を録音して文字起こししてくれるアプリがあるそうなので、そちらを使ってみてはいかがですか？
まとめ
いかがでしたか？抱えこまないタスク管理の方法を詳しく解説しました。
抱えこまないタスク管理の方法 ～まとめ～
- すべてのタスクを書き出す
- 目的から逆算して優先順位をつける
- やらないこと（劣後順位）を決める
- やらないこと（劣後順位）を決める
- 適度にNOと言って、まわりの人を頼る
1日は24時間、その中でも仕事に使える時間は有限です。仕事におけるタスク管理で重要なことは、自分の業務の目的を見定めることと、タスク量を調整すること。
意外とカンタンにはじめられるタスク管理術、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか？
